Źródło: pexels.com Licencja: https://www.pexels.com/photo-license/
Wiele osób zatrudnionych w różnorodnych przedsiębiorstwach jest zmuszonych do celów służbowych korzystać z własnego samochodu. W takim przypadku warto zainteresować się możliwością rozliczenia poniesionych wydatków. W przypadku używania do celów służbowych samochodów osobowych warto zadbać o prawidłowość wyliczeń. Pozwoli odzyskać środki poniesione w związku z każdym przejechanym kilometrem, które uwzględniają koszty paliwa oraz ewentualne zużycie pojazdu. Skorzystanie z takiej możliwości sprawia, że używanie własnego auta w pracy staje się o wiele bardziej opłacalne. Prezentujemy przepisy związane z kilometrówką i sposobem rozliczania wszystkich kosztów.
Określenie kilometrówki odnosi się do kwoty wypłaconej za każdy 1 km przebiegu pojazdu prywatnego, które jest wykorzystywane do celów służbowych. W sytuacji, gdy pracownik korzysta z własnego auta, aby świadczyć usługi dla przedsiębiorstwa, może ubiegać się o odpowiedni ekwiwalent pieniężny. W świetle najnowszych przepisów zwrot za każdy kilometr przebiegu pojazdu dotyczy nie tylko aut osobowych, ale również motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Pozwala to większej liczbie pracowników ubiegać się o ewentualny zwrot wszystkich kosztów, które zostały poniesione w związku ze świadczeniem konkretnych usług.
W roku 2023 podwyższeniu uległy stawki kilometrówki, które obowiązują do dzisiaj. Pracodawcy, którzy korzystają z tej formy rozliczania się z pracownikami za użytkowanie własnego auta, muszą korzystać z najnowszych przepisów, które określają stawki na poziomie:
Przedstawione stawki określają maksymalną wysokość opłat za każdy przejechany kilometr, jakie mogą zastosować pracodawcy dla swoich pracowników w przypadku podróży służbowej autem.
Korzystając z kilometrówki w przypadku samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru należy także pamiętać o obowiązkach, które ciążą bezpośrednio na pracowniku. Kluczowe jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Należy dokładnie zapisywać liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, cel wyjazdu, datę oraz opis samej trasy. Dokładnie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu jest kluczowa, aby można było otrzymać należny zwrot kosztów. Dodatkowo w przypadku pracowników niezbędne jest także podanie takich danych, jak: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika.
Przy każdej podróży należy sporządzać stosowną dokumentację, która uwzględniając liczbę przejechanych kilometrów, będzie pozwalała pracodawcy wypłacić stosowną kwotę kilometrówki.
Sytuacja zmienia się w przypadku, gdy to sam pracodawca chce ustalić kilometrówkę. W takiej sytuacji niezbędne jest prowadzenie pełnej ewidencji auta, która będzie obejmowała: numer rejestracyjny auta, daty prowadzenia ewidencji, stan licznika w dniu rozpoczęcia i zakończenia ewidencji.
Więcej informacji o prowadzeniu ewidencji, zapisów w rozporządzeniu ministra infrastruktury i przepisów określających nowe stawki kilometrówki można znaleźć na stronie: https://ubezpieczamy-auto.pl/kilometrowka/, gdzie znajdują się kompleksowe informacje wraz z przykładami sposobów na wyliczanie kilometrówek dla konkretnych sytuacji.
