Czy wiesz, że nieodpowiednie urządzenie do utylizacji dokumentów może przyczynić się do wycieku danych osobowych i innych wrażliwych informacji? Stąd już krótka droga do kar finansowych za nieprzestrzeganie RODO i utraty dobrego imienia firmy. Jaka niszczarka do biura będzie właściwa? Sprawdź, na co zwrócić uwagę!
Wystarczy przejrzeć ofertę dowolnego sklepu z urządzeniami biurowymi, by przekonać się, jak duży jest wybór niszczarek do dokumentów. Jak wybrać tę odpowiednią?
To najważniejszy parametr. Poufne dokumenty powinny być zniszczone w taki sposób, by odczytanie danych było niemożliwe. Zagwarantuje to niszczarka do biura o klasie niszczenia P-4 lub wyższej. Taki model rozdrabnia kartkę w formacie A4 na 400 drobnych kawałków. Nie ma szans, by z takich ścinków odtworzyć treść umowy czy planu budżetowego.
W niszczarce można zazwyczaj jednorazowo umieścić od kilku do kilkunastu kartek. Ta różnica może wydawać się mało istotna, jednak jeśli potrzebujesz zniszczyć większą ilość akt, szybciej zutylizujesz je w wydajniejszym urządzeniu. Masz do usunięcia dziesiątki kilogramów starych papierów? W takiej sytuacji lepiej zdecydować się na niszczenie dokumentów przez profesjonalną firmę: https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/.
Ponadto warto zwrócić uwagę, czy dany model radzi sobie ze zszywkami i spinaczami. Wyciąganie metalowych elementów z połączonych kartek może okazać się dość czasochłonne.
Każda niszczarka do biura wydaje odgłosy podczas działania, jednak niektóre modele pracują nieco ciszej. Jeśli zamierzasz utylizować dokumentację w pomieszczeniu, w którym znajduje się kilku pracowników, warto zdecydować się na jak najcichszy sprzęt. Na rynku dostępne są niszczarki, które generują zaledwie 55 dB. To nieco mniej niż przeciętna rozmowy.
Nie bez znaczenia pozostaje również to, ile ścinków pomieści niszczarka. Urządzenia z małym pojemnikiem na rozdrobniony papier trzeba często opróżniać. Przy regularnym usuwaniu większej ilości dokumentów może być to uciążliwe.
Niszczarka to urządzenie, które zdecydowanie warto mieć w swoim biurze. W niektórych przypadkach lepszym rozwiązaniem jest zlecenie utylizacji części archiwum zewnętrznej firmie. Jak już wspominaliśmy, jest to dobry pomysł, gdy na usunięcie czeka naprawdę dużo druków. Nie jest to jednak jedyna zaleta outsourcingu utylizacji dokumentów.
Decydując się na usługi specjalistów, zyskujesz stuprocentową pewność, potwierdzoną certyfikatem, że Twoje umowy i faktury zostały usunięte w bezpieczny sposób, zgodnie z obowiązującymi normami.
Niektóre firmy oferują mobilne niszczenie dokumentów. Wrocław czy Skarżysko-Kamienna – bez względu na to, gdzie jest siedziba Twojego przedsiębiorstwa, maszyna niszcząca przyjedzie w umówionym terminie we wskazane miejsce.
Ponadto zewnętrznej firmie możesz zlecić nie tylko niszczenie dokumentów, ale również ich archiwizację. Więcej szczegółów na ten temat znajdziesz na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/.
Mamy nadzieję, że dzięki naszym wskazówkom znasz już odpowiedź na pytanie, jaka niszczarka do dokumentów będzie dobrym wyborem. Na tym urządzeniu nie warto oszczędzać – w końcu od jego skuteczności zależy bezpieczeństwo wrażliwych danych przetwarzanych w Twojej firmie.
