Image by Jürgen Sieber from Pixabay
Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolskim programem komputerowym, który pozwala tworzyć i wysyłać faktury strukturalne. Od przyszłego roku będzie on obowiązkowy dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą. Co trzeba wiedzieć o nowej strukturze faktury elektronicznej FA(3)? Czy należy wystawiać e-faktury w przypadku najmu okazjonalnego? Co zmieni wprowadzenie KSeF w JPK VAT?
Nowa struktura logiczna FA(3) zacznie obowiązywać 1 lutego 2026 roku. Obejmuje ona pola opcjonalne, obligatoryjne i fakultatywne i dotyczy zmian, które są widoczne bezpośrednio w schemacie XML faktury ustrukturyzowanej. Jakie modyfikacje zostaną wprowadzone? Przykładowe zmiany obejmują:
Wprowadzenie modyfikacji w tym zakresie ma za zadanie znacznie ułatwić codzienne korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przez przedsiębiorców.
A jak wygląda kwestia dotycząca JPK VAT a KSeF? Wdrożenie obowiązkowego KSeF sprawi, że trzeba będzie podawać numer KSeF w ewidencji zakupu. W efekcie każda faktura wystawiona w systemie musi mieć w JPK_V7 wskazany numer nadany przez ten program. Poza tym powstaną nowe oznaczenia faktur, które zostały stworzone poza KSeF. Chodzi tutaj o symbole OFF, DI i BFK. Ten pierwszy dotyczy faktur wystawionych w trybie awarii systemu, które jeszcze nie mają numeru. DI z kolei to dowody inne niż faktura - przykładowo faktury wystawione w trybie offline, które jeszcze nie zostały przekazane do KSeF. BFK to oznaczenie odnoszące się do faktur papierowych i elektronicznych wystawionym poza Krajowym Systemem e-Faktur. Co z aktualnymi oznaczeniami? Okazuje się, że poza nowymi symbolami, w użyciu nadal pozostają aktualne oznaczenia JPK_V7, tj. WEW, RO i FP (po stronie sprzedaży) oraz VAT_RR, WEW i MK (po stronie zakupu). Biura rachunkowe już teraz powinny przeszkolić swoich pracowników i zaktualizować istniejące procedury. Pamiętajmy o tym, że pomyłki w oznaczeniu są nie tylko błędami technicznymi, lecz także ryzykiem niezgodności z deklaracją VAT! Trzeba zatem dokładnie kontrolować to, w jakim trybie wystawia się każdą fakturę.
Co trzeba wiedzieć o zagadnieniu takim jak najem prywatny a KSeF? Na początku warto postawić tezę mówiącą o tym, że najem prywatny jest rodzajem odpłatnego świadczenia usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Działalność taka jest wszelką działalnością handlowców, usługodawców i producentów, w tym także rolników, osób wykonujących wolne zawody i podmiotów pozyskujących zasoby naturalne. Obejmuje ona zwłaszcza czynności, które polegają na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych dla celów zarobkowych i w sposób ciągły. Aby zostać podatnikiem VAT, nie trzeba rejestrować działalności w CEIDG. Osoby fizyczne wynajmujące prywatne nieruchomości także mogą być podatnikami VAT i odliczać ten podatek od zakupów.
Umowa najmu, mimo tego, że stanowi odpłatne świadczenie usług, nie musi powodować odprowadzania podatku należnego VAT! Istnieją bowiem zwolnienia od podatku, przykładowo gdy dochodzi do wynajmowania nieruchomości o charakterze mieszkalnym, na własny rachunek, na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu.
Jak widzimy, KSeF już teraz wzbudza mnóstwo emocji wśród przedsiębiorców. Od 2026 roku stanie się konieczny, dlatego warto zapoznać się z jego funkcjonalnościami, możliwościami i udogodnieniami. Oczywiście korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga przestrzegania obowiązujących przepisów.
