Image by Michael Schwarzenberger from Pixabay
Już od kilku miesięcy zapowiadano nową strukturę logiczną dla faktur tworzonych w Krajowym Systemie e-Faktur. Poprzednia struktura FA(2) zastąpiona została strukturą FA(3) (od 1 lutego 2026 roku). Co trzeba wiedzieć o nowej strukturze faktury w KSeF? Jak i kiedy stosować kod QR na takich fakturach? W jaki sposób przebiega nadawanie uprawnień w KSeF?
Nowa struktura faktury KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 roku. Od tego terminu wspomniany system jest obowiązkowy dla przedsiębiorców osiągających roczne przychody powyżej 200 mln złotych. Z kolei od 1 kwietnia 2026 KSeF stanie się koniecznością dla pozostałych firm. Wprowadzenie nowej struktury e-faktury jest znaczącym ułatwieniem, a Ministerstwo Finansów wskazuje, że FA(3) została opracowana w oparciu o opinie przesłane w trakcie konsultacji podatkowych i postulaty zgłaszane podczas spotkań z organizacjami przedsiębiorców, biegłych rewidentów i księgowych. Faktem jest, że w dalszym ciągu mamy do czynienia z trzema rodzajami pól: obligatoryjnymi, opcjonalnymi i fakultatywnymi. Ogromnie ważne jest też to, że wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur możliwe jest za pośrednictwem systemu księgowego zintegrowanego z KSeF (np. wFirma) lub bezpośrednio z poziomu rządowej Aplikacji Podatnika KSeF, która została udostępniona przez MF.
Czym jest kod QR? To dosyć popularny kod kreskowy, który pozwala na płacenie za usługi czy też instalowanie aplikacji na swoich smartfonach. Aktualnie takie rozwiązanie jest niezwykle wszechstronne i cały czas się rozwija. Jeśli chodzi o kod QR KSeF, jest to znak graficzny stosowany dla celów faktur strukturalnych, w którym zakodowano informację w postaci unikalnego ciągu znaków. Postacią graficzną kodu jest kwadrat dwuwymiarowy, zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015. Taki kod pozwala wczytywać określone informacje przy pomocy smartfona. W odniesieniu do KSeF jest on przewidziany również dla faktur wystawianych w tym systemie. Zgodnie z przepisami wiemy, że podatnik ma obowiązek oznaczenia faktury strukturalnej kodem pozwalającym na dostęp do dokumentu w KSeF i zapewniającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze w razie udostępnienia jej nabywcy w inny sposób niż przy użyciu KSeF lub użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Warto podkreślić, że kwestie związane z nadawaniem i odbieraniem uprawnień reguluje ustawa o VAT oraz rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień wymaga wskazania danych informacji, takich jak:
Co ciekawe, nadawanie lub odbieranie uprawnie do Krajowego Systemu e-Faktur może zostać dokonane także papierowo, na formularzu ZAW-FA. Dotyczy to podmiotów, które nie mają możliwości skorzystania z elektronicznych rozwiązań. Chodzi tutaj głównie o podmioty nie posiadające profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub unikalnego tokenu wygenerowanego przez KSeF.
W systemie wFirma skorzystamy z darmowej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur w zakresie nielimitowanego wysyłania faktur przychodowych do KSeF, nielimitowanego pobierania faktur przychodowych i kosztowych z KSeF oraz nadawania uprawnień innym osobom za pośrednictwem systemu. Jak dokonać takiej integracji? W tym celu wystarczy przejść do zakładek: Ustawienia - Faktury - e-Faktury i wybrać opcję Włącz Integrację. Dzięki temu można zarówno usprawnić, jak i przyspieszyć codzienną pracę w swojej firmie. KSeF jest nowoczesnym programem komputerowym, pozwalającym na skierowanie faktur do jednego centralnego miejsca.
