Internetowy system rezerwacji to niezwykle pomocne narzędzie, które warto stosować w swojej firmie. Przedsiębiorcy miewają jednak problemy z jego wdrożeniem. Które z nich są najczęstsze i jak ich uniknąć?
Zanim przejdziemy do wdrażania systemu rezerwacji online, warto przemyśleć jego funkcjonalność. Zastanówmy się, w realizacji jakich zadań ma nam pomagać i jakie ułatwienia powinien oferować. Odpowiednie przygotowanie jest bardzo istotne, ponieważ na etapie wdrażania można co prawda wprowadzić zmiany, ale zabiera to sporo cennego czasu. Zakładając, że chcemy jak najszybciej zacząć korzystać z systemu, trzeba wybrać go rozważnie i świadomie. Oprogramowanie Calendesk posiada wiele różnorodnych funkcji, dlatego producent umożliwia przedsiębiorcom dobór konkretnego pakietu dostosowanego do ich potrzeb. Dzięki temu system rezerwacji online działa sprawnie, a dodatkowo nie trzeba płacić za udogodnienia, z których nie korzystamy.
Kolejnym dużym błędem jest brak właściwego przygotowania ze strony przedsiębiorcy i pracowników do wdrożenia systemu. Problem ten zwykle nie występuje w przypadku firm, w których dotychczas nie funkcjonował internetowy system rezerwacji. Natomiast tam, gdzie korzystano z innego oprogramowania, należy je uprzednio wyłączyć. Rezerwacja wizyty online to udogodnienie, którego klienci na kilka godzin zostaną pozbawieni, jednak takie rozwiązanie ułatwi zarządzanie kalendarzem. Trudno wyobrazić sobie sytuację, w której obsługujemy aż 3 terminarze (2 online i zazwyczaj także jeden manualny). Jest to nie tylko ogromne wyzwanie, ale i ryzyko dublowania terminów.
Często powielanym błędem jest nieprzeszkolenie personelu z obsługi systemu rezerwacyjnego. Pracownikom należy pokazać:
jak wprowadzać dane do systemu,
w jaki sposób zarządzać kalendarzem własnym,
gdzie w razie potrzeby szukać pomocy,
jak wygląda pulpit klienta tak, aby można było mu pomóc.
Warto pamiętać, że każdy system rezerwacji wizyt funkcjonuje nieco inaczej, dlatego nie można polegać na tym, który obsługiwało się wcześniej. Już od pierwszych dni pracownicy powinni sprawnie się w nim poruszać, co znacznie ułatwi im pracę. Więcej na temat systemu można dowiedzieć się tutaj: https://calendesk.com/pl/rezerwacja-wizyt-online/. Jest to również poradnik dla osób, które stoją przed wyborem odpowiedniego oprogramowania.
Zanim terminarz wizyt kosmetycznych, medycznych czy terapeutycznych zostanie wdrożony, trzeba sprawdzić, czy działa tak, jak powinien. Producent oferuje tego typu testy, jednak przedsiębiorcy często z nich rezygnują, chcąc jak najszybciej umożliwić klientom dokonywanie rezerwacji online. Jest to błąd, ponieważ w pierwszej kolejności należy upewnić się, że kalendarz do salonu kosmetycznego lub innego punktu usługowego jest sprawny pod kątem technicznym. Problemy mają różne przyczyny, a ich szybkie wykrycie i rozwiązanie to klucz do sprawnego funkcjonowania programu.
